Как повысить вовлечённость всех участников процесса и помочь новичкам достигать эффективности на 30% быстрее?
Процесс адаптации влияет на дальнейшую продуктивность, вовлечённость и лояльность новичков. Но иногда организации сталкиваются с рядом проблем в организации системы адаптации, которые затрагивают бизнес и сотрудников.
Ключевые вызовы организации:
-
долгий процесс выхода новых сотрудников на целевую эффективность – в среднем до 6 месяцев адаптации;
-
«разорванные» процессы – материалы могут быть в разных форматах, сервисах, не всегда доступные 24/7. Это усложняет сбор и получение аналитики по прогрессу в организации;
-
нехватка времени и наставников для эффективного сопровождения каждого новичка;
-
невовлечённость руководителя / наставника в корпоративную адаптацию из-за непонимания своей роли и задач.
Сотрудники могут сталкиваться с проблемами при адаптации:
-
прохождение универсальных треков в организации без учёта роли, опыта, специфики работы. Они не дают нужную информацию для работы;
-
непонимание своих целей корпоративной адаптации и рабочих задач;
-
недостаток поддержки со стороны руководителя, коллег, наставников;
-
неполная / слишком формальная адаптация вызывает разочарование и снижает вовлечённость в работе.
Решение: сервис «Адаптация» и система наставничества
Чтобы помочь организациям решить эти проблемы, на цифровой HR-платформе «Пульс» был разработан сервис «Адаптация» — инструмент, интегрированный в жизненный путь сотрудника.
Исследования Сбера показывают, что выход сотрудника на целевую эффективность длится 3-6 месяцев. Чем выше уровень должности, тем дольше длится процесс адаптации. Сократить его поможет эффективная корпоративная программа адаптации в организации, активное включение руководителя и наставника (бадди), а также, поддержка команды.
Сотрудники, которые в период адаптации получали поддержку наставника, регулярно ходили на встречу с руководителем — оценивают эффективность своей адаптации в организации в 2 раза выше.
Согласно тому же исследованию, специализированные программы адаптации работают лучше, чем универсальные системы.
Для качественной адаптации необходима специализированная под роль корпоративная система адаптации с непосредственным участием руководителя, а также бадди или наставника.
Процесс цифровой адаптации в «Пульсе» начинается ещё до первого рабочего дня — с пребординга. Это возможность заранее погрузить нового сотрудника в корпоративную культуру и ценности, установить с ним эмоциональную связь ещё до выхода в организацию и снизить уровень стресса и тревожности в первый день работы. Новые сотрудники в Сбере за день до выхода получают цифровую памятку:
-
подготовка к первому дню работы,
-
документы для оформления,
-
план первого дня работы,
-
процесс оформления,
-
получение пропуска и техники,
-
первая встреча с командой, руководителем, наставником.
Пример материалов для пребординга новичка в Сбере
В «Пульсе» разработаны специализированные под роль цифровые треки адаптации, чтобы больше персонализировать процесс и сделать его эффективным. В первый рабочий день сотрудник получает индивидуальные материалы, составленные с учётом специфики его работы, должности, сегмента системы в организации.
Пример специализированного под роль трека адаптации
Успех процесса адаптации во многом зависит от руководителя, ведь сотрудник выходит в конкретную команду к конкретному менеджеру. Ключевая ответственность за адаптацию в организации лежит на нём.
Чтобы вовлечь руководителя / наставника, на цифровой платформе разработан специальный «зеркальный» трек адаптации. Система помогает не упустить контрольные точки по взаимодействию с новичком: поставить цели, дать обратную связь, обсудить задачи периода адаптации.
В цифровом инструменте «Пульс» автоматизированы назначение бадди / наставника и выставление встречи руководителя с сотрудником 1:1 в календарь. Новому сотруднику и его руководителю в календарь система ставит три предзаполненные встречи.
-
Установочная встреча, чтобы поставить цели на период адаптации, договориться о правилах работы в организации;
-
Промежуточная встреча, чтобы подвести промежуточные итоги, свериться по направлению;
-
Итоговая встреча, чтобы обсудить итоги процесса адаптации, принять решение о дальнейшем сотрудничестве, поставить новые цели.
Пример «зеркального» трека адаптации для руководителя по взаимодействию с новичком
Не только руководитель или HR может помогать сотруднику адаптироваться в роли. Опытные члены команды могут стать бадди / наставниками.
Наставники и бадди новичков получают соответствующие теги в цифровом профиле в «Пульсе», а руководитель отслеживает с помощью аналитики — кому назначены наставники, а кому — нет. Для наставников и бадди также предусмотрен отдельный трек в адаптации сотрудника.
Пример трека адаптации для наставника/бадди по поддержке новичка
Цифровая адаптация — это не отдельный процесс взаимодействия новичка с наставником / руководителем, а лакмусовая бумажка, показывающая зрелость и слаженность работы ключевых систем организации.
Чтобы улучшить адаптацию, важно вовлечь все подразделения и разделить с системой бизнеса ответственность за качество сервиса и клиентский путь, который проходит новый член команды во время адаптации. Чтобы управлять процессом, важно его замерять: как в целом, так и удовлетворённость отдельными этапами.
В инструменте «Пульс» собираются данные из максимального количества источников данных — это цифровые следы, пульс-опросы, обратная связь от руководителя, нового сотрудника, наставника.
Интуитивно понятные дашборды для руководителя отражают прогресс по цифровой адаптации: всем ли новичкам назначены наставники, процент прохождения обязательного обучения, отстающие подразделения и сотрудники.
В «Пульсе» предусмотрена AI-кластеризация, инструмент обработки негативной и позитивной обратной связи. Кластеризация позволяет обрабатывать большие массивы данных в системе, выявляет ключевые боли адаптации новичков и подключает ответственные команды к улучшению корпоративных процессов в организации.
Результаты в Сбере
Внедрение кастомизированных треков адаптации новичков повысило качество адаптации и скорость выхода на производительность.
Цифровая адаптация позволяет достигнуть целевых показателей в 90-100 % по ключевым метрикам. Кастомизированная цифровая адаптация повышает на 30-40 % скорость выхода на целевой уровень эффективности. Благодаря цифровой системе адаптации в Сбере:
82 % сотрудников проходят цифровой трек адаптации до конца,
92 % сотрудников удовлетворены первым рабочим днём в организации,
95 % руководителей и новичков удовлетворены процессом адаптации,
80 % сотрудников охвачены треками адаптации и получают поддержку бадди / наставника.
Пульс — эффективный корпоративный инструмент адаптации сотрудника в организации
Индивидуальные треки цифровой адаптации, ориентированные на конкретные роли и задачи новичков, сделали процесс более осмысленным и релевантным. Обязательная поддержка бадди / наставника снижает стресс, помогает новичку быстрее освоиться в новом коллективе. Вовлечение руководителя положительно сказывается на успехе адаптации, аналитика помогает улучшать бизнес– и HR-процессы в системе.
Работайте с новичками проактивно и не теряйте их! Стройте треки цифровой адаптации сотрудников. Записывайтесь на демо HR-платформы «Пульс»
